За прошедшую неделю поступило сразу несколько обращений по вопросу отслеживания НДФЛ в 1С ЗУП 3, который необходимо перечислить в бюджет:

«Подскажите пожалуйста, по какому отчету можно определить сумму налога(в разрезе регистраций в ИФНС), которую необходимую перечислить в бюджет? В организации больше 1000 сотрудников, несколько обособленных подразделений. Или только из ведомости распечатать «Реестр перечисленных сумм НДФЛ» и по нему определять?»

Рассмотрим как можно вести учет в программе и как настроить отчет для такого отслеживания в 1С ЗУП 3.

Ответ:

Сложность заключается в том, что в ЗУП 3, как правило, не ведут точного учета перечисленного НДФЛ. Под точным учетом я понимаю достоверность ввода даты, в которую произошел факт перечисления НДФЛ в бюджет. Эта дата не требуется для регламентированных отчетов: 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. Достаточно того, что мы отразили налог как удержанный.

Поэтому большинство пользователей 1С ЗУП 3 перед проведением документа «Ведомость …» оставляют установленным по умолчанию флажок «Налог перечислен вместе с зарплатой».

В результате даже, если НДФЛ с отпускных, выплаченных 12.01 перечисляется в бюджет только 31.01, то при установке этого флажка, НДФЛ будет считаться перечисленным в бюджет, даже если в 1С Бухгалтерии перечисление этого НДФЛ ещё не произошло. К сожалению, типовой синхронизации перечисленного НДФЛ между ЗУП 3 и Бухгалтерией 3 не предусмотрено.

Однако есть небольшая хитрость, которая поможет вести учет более достоверно. Рассмотрим на примере.

В организации 10.01.2018 происходит выплата зарплаты за Декабрь 17-ого. НДФЛ полностью перечисляется вместе с зарплатой.

Сотруднику начисляются и выплачиваются отпускные 12.01.2018. НДФЛ перечисляется сразу, устанваливаем флажок в Ведомости.

Далее 19 01.2018 начисляются и выплачиваются отпускные сразу трем сотрудникам (один, из которых трудится в обособленном подразделении с другой регистрацией в ИФНС — Суворов С.Э.). По этим выплатам НДФЛ сразу не перечисляется. Снимаем флажок «Налог перечислен вместе с зарплатой».

После этого 26.01.2018 начисляется и выплачивается ещё один отпуск. НДФЛ также сразу не перечисляется.

31.01.2018 происходит перечисление НДФЛ по всем удержанным, но не перечисленным НДФЛ с отпускных. Чтобы получить сумму НДФЛ, которую необходимо перечислить, есть два способа:

1. В журнале «Все ведомости на выплату зарплаты» вывести в форму списка колонку «Перечисление НДФЛ выполнено» (Ещё — Изменить форму — установить курсор на поле Ссылка — Добавить — добавить Перечисление НФДЛ выполнено).

В результате в форме журнала появится колонка, где «Да» обозначены ведомости, в которых стоит флажок, «Нет» — ведомости, где флажок не стоит.

НДФЛ по этим ведомостям и будет сумма, которую следует перечислить в бюджет. После выполнения перечисления следует установить флажки в этих документах.

Такой вариант не подойдет в том случае, если одной ведомостью происходит выплата зарплаты сотрудникам из подразделений, относящимся к разным ИФНС.

2. Второй способ мне кажется более удобным. Он заключается в том, что необходимо настроить универсальный отчет (Все функции — Отчеты — Универсальный отчет) по регистру в котором учитывается перечисленный НДФЛ, а именно по регистру накопления Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ. Приходные движения в этом регистре, это факт удержания НДФЛ, расходные — факт перечисления НДФЛ. Соответственно те ведомости, в которых не установлен флажок делают только приходные движения.

В настройках универсального отчета необходимо выбрать:

• Период — в рассматриваемом примере выберем январь (01.01.2018 — 31.01.2018). Происходит отбор тех событий, которые зарегистрированы документами Ведомость с датой в этом диапазоне.
• Регистр накопления,
• Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ,
• Остатки и обороты.

Если сразу после этого сформировать отчет, то мы увидим сумму остатка (это и есть НДФЛ, который остался не перечисленным), но в таком виде отчет не очень информативный. Тем более нам необходимо видеть сведения в разрезе ИФНС.

Выполним некоторую доработку отчета: Ещё — Прочее — Изменить варианты отчета. В открывшемся окне на вкладке «Поля» необходимо определить поля, которые требуется выводить в отчет. Оставим поля:

• Физическое лицо;
• Месяц налогового периода;
• Сумма (сумма кон. остаток).

Добавим поля:

• Регистратор — в данном случае, это документ, которым произошла выплата;
• Регистратор.Выплата.Документы-основания — чтобы понимать какая именно выплата была произведена.

Кроме этого необходимо на вкладке «Отбор» установить два отбора, чтобы не выводились пустые строки.

Также в отчет добавляем группировку по «Регистрации», чтобы видеть сведения об остатках по отдельным регистрациям в ИФНС.

В результате получится следующий отчет.

В этом отчете мы видим как раз тех сотрудников, при выплате отпускных которым не был установлен флажок в документах «Ведомость…». Видно по какому именно сотруднику и каким документом был удержан НДФЛ, который ещё не перечислен в бюджет (в разрезе ИФНС).

Отдельно отмечу, что для достоверности формирования отчета, необходимо своевременно устанавливать флажки в документах «Ведомость…».

Чтобы узнать первыми о новых публикациях вступайте в группы в социальных сетях, где все материалы также регулярно публикуются:

• вконтакте;
• YouTube канал;
• одноклассники.